1. ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos
que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de OCHS S.A.S
CHEMICAL PRODUCTS considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos
Personales.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
a) Razón Social: OCHS SAS CHEMICAL PRODUCTS.
b) NIT: 900.096.048-1
c) Domicilio y Dirección: Calle 16A #121A-214 Of. 411, Cali-Valle del Cauca.
d) Teléfono: (57+2) 891 23 70
e) Encargado del Tratamiento: Área Administrativa.
f) Correo electrónico: scliente@ochschemical.com
3. DEFINICIONES
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular
para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia
de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos,
se identificará expresamente quién será el Encargado.
Calle 16A# 121A-214 Centro Empresarial Paloalto Oficina 411. Cali, Valle del Cauca, Colombia.
Tel.: (+57 602) 891 23 70 Cel.: 318 716 71 33 E-mail: scliente@ochschemical.com / Web: www.ochschemical.com
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los
participantes de actividades promocionales o afines.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o
fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro
o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. TRATAMIENTO
LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el
adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus
relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales
correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que
la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes,
proveedores, acreedores y deudores.
5. FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA con las siguientes
finalidades:
5.1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares;
5.2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de LA
EMPRESA beneficiarios del servicio de salud;
5.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA
EMPRESA;
5.4. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la
invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus
obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
5.5. Para la verificación de saldos de sus acreedores;
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5.6. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales
que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
5.7. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de
mandatos judiciales o legales;
5.8. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas
naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique
limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y
deudores, para las finalidades antes mencionadas.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA
EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento.
De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados
o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado.
6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos
Personales.
6.3. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus
Datos Personales.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
6.5. Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización
otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo
con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud
de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular
de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o
Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de
la cual fueron recolectados sus datos.
6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
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7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El Área Administrativa de OCHS SAS CHEMICAL PRODUCTS, tiene a su cargo la labor de desarrollo,
implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los
colaboradores que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA
EMPRESA.
El Área Administrativa de OCHS SAS CHEMICAL PRODUCTS. También ha sido designada por LA
EMPRESA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la
cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir
el dato y revocar la autorización.
8. AUTORIZACIÓN
LA EMPRESA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos
Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más
tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y
concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular
manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos
Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos
a disposición por LA EMPRESA, tales como:
• Por escrito, por ejemplo, diligenciando los formatos que contengan la autorización.
• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo,
a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los
cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta
inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización se
conserve para poder ser consultada con posterioridad.
8.3. Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular,
debe informársele claramente:
• Los Datos Personales que serán recolectados.
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• La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
• Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué
se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
• Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el
numeral 6 de esta Política.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen
sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza
sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación,
tales como los relacionados con:
• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a
partidos políticos.
• Salud.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que
se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones
consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA EMPRESA
deberá:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
• Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad
del Tratamiento.
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales
sensibles.
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10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de
2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso,
circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes,
siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la Autorización del
representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser
escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad
para entender el asunto.
11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS,
QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados,
puestos en circulación por LA EMPRESA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a
conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de
Datos Personales:
11.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS: ¿En
qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de los medios indicados
más adelante:
• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos
Personales.
• Información respecto del uso que se le ha dado por LA EMPRESA a sus datos personales.
Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y
consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de estas:
• Comunicación dirigida a OCHS SAS CHEMICAL PRODUCTS, Calle 16A#121A-214 Of 411 Cali,
Valle del Cauca.
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Tel.: (+57 602) 891 23 70 Cel.: 318 716 71 33 E-mail: scliente@ochschemical.com / Web: www.ochschemical.com
• Solicitud presentada al correo electrónico: scliente@ochschemical.com
Atención y respuesta por parte OCHS SAS CHEMICAL PRODUCTS:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de estas. Cuando no fuere posible atender la petición o
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso
podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:
¿En qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a OCHS SAS CHEMICAL PRODUCTS, a través de
una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:
• La corrección o actualización de la información.
• La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el
Tratamiento de estos.
• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en
la Ley de Protección de Datos Personales.
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la
dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se
quiera hacer valer.
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y
reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
• Comunicación dirigida a OCHS SAS CHEMICAL PRODUCTS. Calle 16A#121A-214 Of 411, Cali,
Valle del Cauca.
• Solicitud presentada al correo electrónico: scliente@ochschemical.com.
Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, LA EMPRESA deberá requerir al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Calle 16A# 121A-214 Centro Empresarial Paloalto Oficina 411. Cali, Valle del Cauca, Colombia.
Tel.: (+57 602) 891 23 70 Cel.: 318 716 71 33 E-mail: scliente@ochschemical.com / Web: www.ochschemical.com
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a
Los asesores Jurídicos de OCHS SAS CHEMICAL PRODUCTS., en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que
diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha
en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos
Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias
para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer
de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su
información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del
ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos
Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y sus Encargados. LA EMPRESA
exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas
técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en
relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
14. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
OCHS SAS CHEMICAL PRODUCTS podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados
a LA EMPRESA cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de
las actividades de LA EMPRESA; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio
con la que se relaciona la información.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre LA
EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información
sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes
obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
• Dar Tratamiento, a nombre de OCHS SAS CHEMICAL PRODUCTS, a los Datos Personales
conforme los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
• Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
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Tel.: (+57 602) 891 23 70 Cel.: 318 716 71 33 E-mail: scliente@ochschemical.com / Web: www.ochschemical.com
15. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de
Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la
legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15
de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377
de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
16. VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el día 10 de octubre de 2016.
Fecha última revisión: 28 Abril 2025.
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AVISO DE PRIVACIDAD
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
OCHS SAS CHEMICAL se permite informar que:
En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo
del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos
personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar
autorización en forma individual, OCHS SAS CHEMICAL informa que hace uso del mecanismo
alternativo establecido en el citado numeral y manifiesta que los datos personales incluidos en sus
bases de datos se han recopilado para el desarrollo de diversos procedimientos relacionados
directamente con su objeto social.
El uso y manejo de los mismos, se efectúa bajo estrictos estándares de responsabilidad, dentro de los
cuales está el respeto al debido proceso y a la protección de la información.
Los datos registrados en nuestras bases de datos son, entre otros: reseñas públicas, tales como
dirección, teléfonos, correos electrónicos y fecha de nacimiento. En todo caso en cualquier momento
el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de
datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012.
Si Usted desea consultar información o solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases
de datos, agradecemos se comunique dentro de los 30 días siguientes a la publicación del presente
aviso a la dirección: Calle 16A #121A-214 Of 411, Edificio Paloalto, Cali, Valle del Cauca, o al correo
electrónico scliente@ochschemical.com. Si decide no hacerlo, vencido el referido plazo,
consideraremos autorizado el tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del
derecho que asiste al titular de información en cualquier tiempo de consultar, conocer, actualizar sus
datos personales, o solicitar su supresión o rectificación.
Para más información por favor consulte la Política de Tratamiento de Información